1、做好交接工作。首先，一般文书的整理有单位办公室收发登记，档案管理员可以跟办公室的相关负责人沟通协调，让其将需要归档的文书进行排序整理，按照相应的要求装订成册，档案管理员可以协助然后再进行对接，完成交接签收工作。
2、处理及时性。文书档案一般按年整理，如在当年某个时期移交去年的所有要归档的文书，档案管理员要将做好催促工作，以免耽误部门其他工作安排。及时整理、不拖拉积压，这样也便于将文书档案有序管理好。
3、文书档案规范化。文书资料不仅仅是接收完装盒就可以了，还需要核对移交的文书材料份数书面与实际数是否正确，对于有误的地方要及时沟通解决，以免后续查阅时发现缺少资料而引起争论纠纷，出现推卸责任的现象，影响部门员工的和谐性。
4、装订规范。按照档案局和单位相关政策规定，将文书档案装订的材料一般用A4的公文纸，且横排、横写、左侧装订，对于特殊的文书资料则特殊处理，按实际需要采用六公分或三公分、一公分的盒子装订，并标注好简称和机构年限、保管期限，装好成盒。
5、注意事项。文书档案在管理上需要注意一些细节问题，比如档案盒封面要打印出来，文件是第一手资料，不能用复印纸抄写，笔迹是原件，封面有目录，系统有记录，这样便于后续查找工作的开展。另外，盒子内放一张备考表，以便记录档案盒的文件记录情况。
6、总之，文书档案的管理要及时，也要确保准确性、安全性和保密性。特别是一些通知文件，作为留底的原件要放在安全的位置，做好特殊的标记，做到不出差错，不泄密，不随意翻阅等。
