1、（一）左手听筒右手笔拨电话前，除应权衡对方目前的情境之外，请保持左手持话筒右手拨电话的姿势。如此一来，当你记载电话内容是就可以用闲下来的右手逐一详细纪录了。
2、（二）挺直背脊说话不知你是否做过这么一项试验，当我们站立说话时，其声音较坐立时更为清脆悦耳。因此站着打电话比坐着更为适宜。然而，为打电话二特地字座位上站起来似乎有所不便，且不利于纪录。所以，请你在挺直背脊后再拿起话筒，拨出号码，以清脆悦耳、甜美愉快的声音与对方通话。
3、（三）通话重点一一列出打电话前，应先将欲告诉对方的事项按重要程度的顺序一一排列下来，如此就不致事后因有所疏误二后悔不已了。所以，务必先准备一本备忘录，以便详细记载去电要点与来电主要内容，这对于事务的处理是极其重要的。一般依照“3W"原则纪录，即when（什么时间）、who（对象是谁）、what（什么事）。
4、（四）拨电话前先”清场“打电话前，请先环顾四周是否嘈杂。因为电话本身性能好时，4平方米内的细微声响对方都能听到。所以，拨电话前应当先“清场”，以免对方受到干扰。平日置放物品时，也应极力避免将可能发出声音的物品，诸如茶杯、胶水与花瓶等放置于电话旁。否则，仓促拿起电话时，极可能使电话线碰到它们，导致满桌狼藉。
