1、第一，选择有责任心，认真负责的机要文件秘书。这一点很重要，选择一个人管理机要文件，负责机要文件的接收登记收回等等工作，这个人一定政治上可靠，工作呼鳏魇杰上认真，负责敬业，不偏不倚，也必须会管理工作，管理好自己的文件，细心周到。
2、第二，机要秘书任务单一。机要秘书的职责非常明确，就是管理好机要文件，其他杂物可以不干，一个单位，安排一个专门的机要秘书不过分，不再吩咐他干其他工作，就是让他专门专一的做好纪要秘书工作，也防止中途因为分心出现别的差错。
3、第三，机要文件流程要牢记。机要文件签收，登记，呈给领导阅览批示，分发相关人员看阅，回收，建立档案，归档，销毁等等，这些工作全部由机要秘书负责。每一个程序都要登记在册，严格管理。
4、第四，机要文件一定要先呈单位领导批阅。根据领导要求批办的单位进行传阅，一般按照职务的大小顺序一次阅览，自己不能随便做主，要按照单位的制度进行办理。
5、第五，机要文件一定要亲自交到相关领导手中。相关人员必须签字才可以阅读，如果领导不在，不能把文件直接放在他的办公室，必须带回档案室，等领导回来再送。
6、第六，机要文件必须及时收回，纪律牢记在心。机要文件有的不能在机要室外过夜，有的中午也要取回，这个都要严格按规定办理，纪要秘而汨逅刽书自己要守口如瓶，不泄密，不该看的不看，不该问的不问，不该传的不传，该做的工作一定扎扎实实做好。
