1、定标题。把标题写在空白文档的最上方。标题无需辞藻华丽或用词复杂，因为是商务应用文，追求简单明了。
2、表头部分包括人员、地点、时间。标题下方是表头，其具体程度与会议的正式性一致。标明会议人员、地点、时间。
3、简要陈述会议目标。表头下空一行，写“目标”，大写或加下划线，后面加瓜拥孪廴冒号或换行符。你也可以参考以前写的会议概要或执行概要。
4、写日程，列出会议的各要点。会议经常一不小心就超过了预计时间，而清楚的日程安排有助于控制会议时间。写清楚每个条目的预计讨论时间。
5、为特邀嘉宾安排时间。一个嘉宾列一个条目，不管他有几个话题。这样的话，每个嘉宾能根据分配的时间调整讲话内容。
6、会议末留出问答时间。可以在日程表最后标出问答时间，也可以不做书面安排，到时候口头提出来。
7、发放会议日程前要检查错误。有些参会人员很依赖会议日程，所以发放前要确保日程的完整性和准确性。排查错误还能为你节省时间。
