1、合法性原则首先软件能够控制供应商、供应商业务员、客户的经营范围、本企业的经营范围，防止超范围经营；其次软件可以进行各种证照及授权期限管理、商品效期管理，实现超期锁定控制。
2、真实性原则软件要求各种质量基础资亓歃肿肖料变更能够体现变更记录，便于追溯过程。其一是时间保护：与业务相关的各种单据、记录的操作时间不允许修改，保证记录的真实性；其二是账户管理：操作人员必须有独立的用户名和密码，通过密码或指纹等形式进入系统，保证操作员的真实性 ；其三是日志管理：所有进入单据的操作有日志记录，保证记录的真实性；最后各种业务记录不允许修改，应该通过操作流程变更，实现结果数据的更改，便于记录追溯。
3、可运行性原则各种业务过程记录不是“录入、引入”形成的。必须是运行过程中“自动生成”的；质量基础资料设置后，可以实现采购、验收入库、销售、出库复核、养护检查等各环节的质量控制要求；计算机系统可以实现上下业务环节的数据流转和控制，形成内嵌式结构。例如采购收货以采购订单为依据；采购验收以采购订单+采购收货为依据；销售出库复核记录以销售记录为依据；出库运输记录以出库复核记录为依据等。
