1、信息掌握要“全”。全面掌握嘉宾的行程信息，一般应遵循以下三个原则：1. 掌握关键信息。主要包括：嘉宾公务及私人活动内容、活动时间、往返日期、交通安排、随行人员的人数及联系方式等。根据大型活动的既定流程为嘉宾安排个性化的行程时，应注意嘉宾公务安排和私人活动有序衔接，避免行程交叉。2. 抓好时间节点。信息的搜集应在活动举办的两周前着手开展，当邀请的嘉宾数量多、收集的信息量大时，更要预留三周的准备时间。3. 跟踪信息变动。由于嘉宾事务繁忙，不免出现行程变动情况，我们需全程跟踪嘉宾的反馈信息，及时衔接好各部门的接待工作，且信息跟踪需进行到活动举办的前一天。
2、准备工作要“细”。小册子的制作应站在嘉宾的角度，为嘉宾参与活动的方方面面尤其是在“吃住行”上做好接待准备：1. 用餐安排要贴伺拈渌渴心。了解嘉宾及随行人员的用餐习惯和特别要求，例如有宗教信仰或民族信仰的嘉宾，应避免安排违背其信仰教义的饮食；确定每次用餐的具体地点，必要时提前考察地点。2. 住宿安排要到位。了解嘉宾及随行人员住宿要求或标准，确定嘉宾及随行人员住宿地点和具体房号，必要时提前考察地点。3. 交通安排要周全。（1）关于交通方式，要及时了解嘉宾及随行人员的交通方式及要求，如往返乘坐飞机或火车，需询问嘉宾对乘座舱、贵宾通道的要求；如往返方式为汽车，则根据嘉宾要求和乘车人数安排商务车接送。（2）关于购票方式，若为我方购买，应选择3个合适的航班或车次以供嘉宾选择，礼貌请求对方给予个人信息并保证资料的保密性，确定航班或车次后应跟踪好嘉宾的行程变动以便及时做好航班或车次的改签工作；若对方要求自行购票，则应根据相应情况提醒对方相关报销规定流程。（3）关于航班或车次的选择，需提醒我方和对方的购票者在选择航班或车次时充分考虑乘坐时长和下机（车）地点前往目的地的时间，必要时考虑飞机延误和路上拥堵的时间。4. 其他注意情况。当大型活动举办方已规定用餐、住宿及交通标准和费用时，需提前与嘉宾做好沟通，对于不能满足嘉宾要求的，应礼貌致歉并请求对方谅解。
3、细节安排要“实”。对于重要的或容易被忽略的细节，必须提前落实到位,可从以下6项工作入手：1. 落实我方一对一接待的工作人员，并准确提供其姓名、头衔及联系方式；2. 我方接待人员需掌握嘉宾的头衔、擅长领域、学术造诣、语言等背景，为避免差错，应向嘉宾征求个人简历；3. 明确随行人员的头衔、工作内容和联系方式，并充分考虑随行人员的需要，如嘉宾和随行人员的用餐和住宿地点不同时，把用餐地点、方式和住宿房号落实到位；4. 确保活动的每个环节都在小册子上“有据可循”，活动时间、地点、对接人员、车牌号码、司机及联系方式都需落实到位；5. 小册子至少要在活动举办的前1天落实派发至相关人员；6. 当嘉宾来自A市，我方为B市，应分别提供嘉宾到达当天、逗留期间B市的天气预报以及离开当天A市的天气预报，以便嘉宾做好衣物准备。
