1、问候用语：增进了解。公务短信的开头应使用礼貌用语，开篇先致问候，如：”您好“，简单的几个字能让对方倍感亲切。
2、致歉用语：让人接受。如果在非工作时间或者冒昧打扰给对方发短信时，要在开头表示歉意，让对方理解你事物紧急而不会反感你。
3、致谢用语：加深对方好感。请求接收方帮忙办事，或者对接收方阅读短信内容表示感谢，结束时注上”谢谢“，会加深对方好感。
4、格式规范：让对方感觉比较正式。公务短信内容必须规范，不能含糊不清，也不要大篇幅，要使用商务格式和语言，会让对方感觉比较正式，而不是随意
5、态度温和：利于双方沟通。短信中的字里行间要流露出温和的态度，好似向对方娓娓而谈，只有让对方感觉舒适，才会利于双方沟通，才达到发送短信的目的。
6、简明扼要，突出重点。公务短信内容要力求务实，不要华而不实，写一些乱暧夺硗怎七八糟的篇幅，内容要用简明扼要的内容编辑信息。比如通知开会：开场直接阐述开会的时间、地点及注意事项等。另外重点的事情放到前面说，最后说次重点。
