1、首先要量好奖状纸的尺寸，在word中新建文档，设置纸张大小。并把奖状中要打印的内容输入文档
2、在Excel中新建表格，输入要表彰学生的名单，如图所示，并保存，记住保存位置和名称。
3、在刚才输入内容的word文件中打开“邮件”菜单，点击“开始邮件合并”命令，在下拉菜单中点击“邮件合并分步向导”命令。
4、在文档窗口右侧会出现“邮件合并”向导，在“正在使用的是什么类型”问题下面选择“电子邮件”前面的单选框，点击下面的“下一步 正在启动文档”。
5、继续点击选择向导页面的“使用当前文档”，并单击“下一步 选取收件人”
6、在向导的“选取收件人”页面，选择“使用现有列表”，并点击下面的“浏览”命令
7、在打开的“选取数据源”对话框中，找到刚才输入的存有表彰学生名单的文件，单击选中，并撮劝丛食单击对话框的“打开”按钮。在弹出的“选择表格”对话框中选择媪青怍牙"sheet1”，并单击对话框的“确定”按钮，在弹出的“邮件合并收件人”对话框中确认表彰学生名单，并单击“确定”按钮。
8、在文档编辑窗口，将光标移到将要插入姓名的地方，在文档右侧的“邮件合并”向导窗口单击“其他项目”。在弹出的“插入合并域”对话框中单击选择要插入的域名字，并单击“插入”按钮。
9、可以看到，在刚才光标所在位置出现了《优秀学生名单》字样，这就是一会打印时显示学生姓名的地方。单击右下方的“下一步 预览电子邮件”，即可预览插入第一个学生名字的文档，在文档右侧的“邮件杌丰居瘁合并”向导中单击“收件人”右侧的“》”按钮可以预览第二人的奖状，依次点击可以依次预览其余人的奖状。
10、可以打印一张，试一下，看看格式字体字号是否合适，不合适进行调整。等调整合适后，再点击上部二级菜单“完成合并”命令，在下拉菜单中选择“打印文档”命令，即可实现打印。打印机的选择和参数设置在这里不进行赘述。
