1、第一步：建立组织机构框架。会议组织者根据其他国际会议和上届国际会议的组织形式，构建本届国际会议的组织机构框架，并画出组织机构框图。
2、第二步：呈报主管部门批准并与有关部门协商。有些大型国际会议的组织机构和参加人员需要经过主管憧钏荭拜部门批准。例如，拟邀请某位国家领导人担任会议名誉主席。领导小组的成员一般也是一些政府主管羿约妫鳏部门的领导同志，也需要和这些部门协调。
3、第三步：初步确定各机构的人选。会议组织者根据主管部门批准的组织形式，开始在全国范围内物色各稍僚敉视个委员会的主席、副主席和成员，以及秘书处的秘书长和专职工作人员。
4、第四步：召开专门会议并建立各个会议机构。召开专门会议落实会议所有机构的人员，并由主办单位颁发聘书。
5、第五步：建立会议筹备办公室。建立会议筹备办公室，形成能够正常工作的办公条件。
