1、确定会议时间、地点及参会人员的用餐、住宿安排。会议需要几个主会场、几个分会场，参会人员大概有多少？这个是必须提前确定的，很多会展中心、酒店可能会在同一时期召开多个会议，如果不能及时确定会场和酒店，在后期会非常被动，很可能不能讲会场安排在同一处，或者参会人员住宿安排不当。一般会场确定后，住宿酒店均在会场附近，VIP人员住在离会场最近的、最舒服的酒店。
2、确定会议议程，及时发布通知。尽快确定会议议程，并及时公布，以便参会人员早做安排，也有助于统计参会人数。
3、宾客接送服务。来多少人，从哪里来，参会人员分为几类（VIP、普通参会代表），分别用什么车，特殊的嘉宾谁去接站，接站站点负责人是谁，接站时间是多长，要不要设置接站固定点，都需要考虑清楚。
4、会议发言人的材料收集。会议发言人的讲稿等材料尽量提前收集，提前编排格式并审校文字有无错误，并及时拷贝到会议现场电脑上试播放,。如果实在不能收集，也应提前2h拷到会场电脑上。
5、工作人员手册。这个特别重要，有了它，大会基本就不用发愁了，一般在会议开始前1-2个星期完成，做到工作人员人手一册，提前一天彩排。特别说明的是，工作人员分工要充分考虑到：参会代表从家里出发到会议结束有哪些步骤、会出现什么问题等，都要在脑袋里演练一遍，在每个环节安排负责人，如：车辆调度、机场接机、酒店安排、用餐安排、现场音响、电脑操作等等。
6、会议签到。参会人员来了以后如何签到，在哪里签到，签到需发放什么资料，VIP和普通代表有没有区别，区别在哪里。
7、大会开幕式彩排。开幕式前一晚一定要彩排，检查每一个环节有无落实到位，包括话筒、音响、灯光、座椅、排位、路线、礼仪安排等都是完美的。一般做好大会的开幕式，整个会议就不会出现很大的失误了。
