1、外购入库操作规范1 目的为提高公司存货管理水平，加强存货保管，保障存货资产的完整性、准确性、账实一致性，及时、真实地反映公司存货资产的结存情况，增强员工的责任心，防止并及时发现和纠正库管业务中的各种差错和舞弊，使公司存货资产的管理更加规范化、制度化，制定本规范。2 适用范围外购的所有存货，包括原材料、周转材料、模具、工装等。
2、业务浯裁佻辞流程3.1采购3.1.1本流程责任部门为采购部。3.1.2采购员根据生产计划的物料需求结合材料库存生成、审核《采购订单》。3.1.3每日21点前系统下达第二萼甜啭逖天的《到货计划》并要求供应商严格按到货单计划送货。3.1.4.1考虑库存数量同时也应注重存货质量、时效等其他属性。3.1.4.2《到货计划》下达必须严格排查《采购订单》。3.1.4.3特殊情况无合同采购：虚拟一个合同编辑采购订单。3.2送货3.2.1本流程责任部门为采购部。3.2.2供应商送货前必须按我司管理要求进行包装、标识、打印送货单。3.2.3同种物料应采用统一包装。3.2.4采用公司统一标准版《送货单》，须注明工作号、订单号、物料名称、规格或标准、送货数量。3.2.5. 1供应商送货时严格按照《采购订单》进行供货，严禁无订单送货、超订单送货。3.2.5.2非工作日或17:00以后到货，采购部须提前通知仓库员，以便对接安排。3.3收货3.3.1本流程责任部门为财务部（仓库）。3.3.2检查是否有《出厂检验报告》或者《合格证》。3.3.3检查送货单内容是否填写完整、正确、清晰。3.3.4审核采购合规性：是否具有《到货计划》，且送货数量在订单范围内。3.3.5安排在待检区域卸货，在卸货同时进行数量清查。3.3.6核对规格与图号、清点数量或过磅称重，核实实际到货是否与送货单记载相符。确认本次送货数量后，在《送货单》上签名，自留单据。（当出现单实不一致时，来料短缺应注明实收数量并少一罚十，超订单部分退回供应商）。3.3.7及时填写《检验通知单》并转质管部安排外检。3.3.8.1批量购入材料无《出厂检验报告》或者《合格证》拒收货物。3.3.8.2无《采购订单》不得收货，超出订单部分不得私自接收，报告采购部门，经批准收货的需另补下《采购订单》。3.3.8.3要求供应商必须做到单、货同行，没有送货单仓管员不得接收。3.3.8.4一次性到货量原则上不得超过7天生产需求量，一经发现报告上级处理（战略储备物资需有书面的审批报告）。3.3.8.4《送货单》与实际送货不符的，不得直接涂改送货单，应签写“实收xx”并签名。3.4质检3.4.1本流程责任部门为质管部。3.4.2检查包装，核对型号、规格、数量是否与送货单一致。3.4.3按《产品的监视和测量管理程序》进行检验。3.4.4根据检验情况如实填写检验结果并签名。3.4.5根据检验结果将实物合格品与不合格品分类隔离，并做上标识。3.4.6将合格品的《外购材料检验单》一联移交仓管员。3.4.7对不合格品开具《不合格品报告、处置通知单》，连同《外购材料检验单》一联移交采购部评审。3.4.8.1检验及时性规定：紧急物料立即检验。非紧急物料收货完毕后30分钟内检验，夜班收货于次日8:30前检验，逢节假日顺延。3.4.8.2抽查数量不得小于本次来料的10%。3.4.8.3质检部及时将《外购材料检验单》传递仓库留抵备查，收货仓管员将《送货单》处理外购账务。3.4.8.4接收各类单据时需签字确认。3.4.8.5若账务处理时有《送货单》无《外购材料检验单》，及时跟进《外购材料检验单》。
3、5不左佯抵盗合格品评审3.5.1本流程责任部门为采购部。3.5.2具体实际操作按《不合格品管理办法》执行。3.5.3采舌陌秆思购部根据结果将《不合格品报告、处置通知单》和《外购材料检验单》一联移交仓管员。3.6合格入库3.6.1本流程责任部门为财务部（仓库）。3.6.2根据检验结果，将“合格”、“让步接受”或“降级使用”的物料从待检区域移入合格品区，并按要求摆放货物。“不合格”的货物移入退货区。3.6.3特殊情况：部分物料需要发车间试用后才能判定检验结果的，由质检员填写《物料试用表》，仓库据此表视为验收合格办理入库记账，车间凭此开具《领料单》、仓库据此发料，试用不合格的按照《外购退货规范》处理。3.6.4仓管员现场登记《存料卡》:1、指定厂家的相同物料不同供应商的，要分别存放和登记《存料卡》，不得混淆。2、卡片上准确登记“检验单号码”。3.6.5.1《存料卡》应日结余额，并随时保持《存料卡》与现场实物的一致。3.6.5.2对当日有进出的货物，做到“日清”盘点。3.6.5.3仓库主管每隔5天去抽查核对账卡相符情况，一旦发现差异，立即组织仓管员共同查找直至解决差异。3.7退货3.7.1本流程责任部门为采购部。3.7.2与供应商沟通退货事项，安排退货，。3.7.3返工返修、退货换货后需质检员检验合格后方能使用。3.7.4采购员重现编写《到货计划》。3.7.5及时安排退货，并随时跟进退货情况。3.8紧急放行3.8.1本流程责任部门为生产部。3.8.2领用班组班长组织仓管员、质管部，盘存、推算损耗，采购部确认相关信息。3.8.3质管部出具《外购物料未检报告单》，仓管员办理出入库手续。3.8.4车间使用过程中发现不合格品，质管部出具《不合格品报告、处置通知单》，仓库视情况办理“红字单据”。3.8.5.1特殊情况下，经生产主管领导批准后方可紧急放行材料。3.8.5.2严禁先已消耗后再补单情况，确定特殊情况实物先被使用时，应及时补齐单据等手续。3.9系统入库3.9.1本流程责任部门为财务部（仓库）。3.9.2先审核《送货单》和对应检验单数量是否一致。3.9.3无误后按实收数量在系统录入《外购入库单》。系统摘要备注《送货单》号码，且将系统单号写在《送货单》上。3.9.4一张送货单对应多张检验单时，如检验单无法同步签回，为保证系统库存数据及时准确，应分次录入。3.9.5对于“让步接受”或“降级使用”的物料入库在备注清楚相关信息。3.9.6.1按检验后的实收合格数量作为入库数量。3.9.6.3白班收货当天必须录入系统，夜班收货次工作日12:00前录入系统，逢节假日顺延。
4、10打印传单3.10.1本流程责任部门为财务部（仓库）。3.10.2打印《采购入库单》（一联：仓库。一联：采购部。一联：财务部），采购员入料签字。3.10.3将《送货单》粘贴在《采购入库单》红联后面，以备查。3.10.4将《外购入库单》黄联传给财务部审核人 。 3.10.5将《外购入库单》红联传给采购部内勤员。3.10.6及时监督和提醒审单人员审核《采购入库单》。3.10.7.1外购中《采购入库单》是确认存货入库数量的唯一依据。3.10.7.2每天不少于1次传单，具体时间规定：17:00之前，当天未发生业务除外。3.11发票勾稽移交3.11.1本流程责任部门为采购部。3.11.2发票与存货同时到达：在收到《采购入库单》时在系统勾稽对应发票，并把入库单粘贴到发票后。3.11.3发票后到：先把《采购入库单》移交财务部，待发票收到后在做系统勾稽。3.11.4发票勾稽后移交财务审核员审核。3.11.5特殊情况不能取得发票（零星采购）：在“普通采购发票”模块下，虚拟一份发票（票号、日期、税率），并备注“无发票”。3.11.6.1按供应商分类粘贴发票，并把附注单据折叠成发票大小。3.11.2当天收到的发票于次工作日12:00之前系统勾稽，逢节假日顺延。3.11.3走“报销流程”的存货采购，也应在系统发票勾稽。3.12审核入库3.12.1本流程责任部门为财务部。3.12.2审核单据项目是否填写完整、签名是否齐全。3.12.3审核系统入库单、发票勾稽是否录入准确。3.12.4无误后在系统审核掉《采购入库单》、结算勾稽发票。3.12.5审核后将发票、《采购入库单》红联交总账会计装订备查。3.12.6.1最迟于单据录入的次日17：00之前审核掉《采购入库单》、结算勾稽发票，逢节假日顺延。3.12.6.2《外购入库单》黄联分月装订入档。
5、附则4.1本制度自盖章颁布之日起生效。4.2本制度解释权归公司财务部。
