1、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清缴、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。
2、区分归档和不归档材料的范围归档文件材料的范围，不归档文件材料的范围，机关之间分工归档的范围。
3、分年度分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。
4、分类别分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、粝简肯惧内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按祈硗樘缎其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。
5、分级别分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。
6、划分保管期限机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
7、修整文件为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。
8、装订归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。装莳洙橄膺订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办疟觥窖捎单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。
9、排列文件排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。
10、文件编号归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明归档章一般加盖在每份文件的首敌颉缪莽页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。
11、编制归档文件目录编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。
12、装盒装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。
