1、制定计划首先是要策划去哪玩，什么时间，怎么去，在哪里吃饭。活动的组织者们开个小会讨论决定即可，切勿征求大家的意见。因为众口难调，可能100个人会提出100个不靠谱的建议。另外，别忘了咨询一下单位财务人员，活动是否合规。
2、通知报名决定好行程，就可以通知大家报名了。可以以邮件的形式，如果年轻人较多，也不妨结合使用其他方便快捷的通讯办法。注意，一些级别比较高的领导，可能需要专门打电话确认其是否报名。报名要有截止时间。
3、各种买买买，订订订报名结束后，就可以根据计划和人数，来订门票、订餐、订车、买水和零食了。注意不要超过财务规定的预算标准。
4、日程前一天的准备活动的前一天，应该再将行程通知所有参加的人，以免他们忘记。如果有需要提前发给大家的活动用品，也要记得在这一天下发。
5、活动当天组织签到拍照活动当天不要忘记组织人员签到，作为实到人数的凭证。人员到齐后，组织大家在景区门口合影，一是为了留下纪念，二是为了作为活动举办证据应付财务人员。
6、收集好所有票据用于报销在每一个有支出的环节，都不要忘记索取并保留好原始发票凭据，以备报销用。需要注意的是，如有门票，不要下发给每个人，以免有丢失，应该统一买好，一起交给检票人员检票，之后让大家排队进入即可。如有条件，最好使用公务卡进行消费。
