1、打开Microsoft Excel。它是一个绿色盒子，上面有一个白色的“X”。Microsoft Excel主页将会打开。
2、点击空工作簿。这个选项位于Excel主页的左上角。就会打开一个空白的电子表格。在Mac上，如果Excel打开空白文档，跳过这一步。
3、创建发票抬头。抬头应该包括以下信息：公司名称—发票金额支付对象的公司名称。描述词—“发票”字眼或发票类型的描述，如“报价”（如果你是向客户给出服务报价而不是送交账单）。日期—你开具发票的日期。号码—发票号码。你可以为所有客户使用全局编号系统，单独为每个客户编号。如果你选择单独为每个客户编号，可以在发票号码中包含客户名称或其他形式的名称，例如“Westwood1”。
4、输入销售方和购买方地址。这个信息应该在发票顶部，你的信息应该在客户信息的上面。你的联系信息应该包括你的名字、公司地址、电话号码和电子邮件地址。你的客户信息应该包括公司名称、应付账款人的姓名和客户地址。还可以包括客户的电话和电子邮件地址。
5、输入账单信息。你可以专门用一栏简要描述产品或服务，一栏来描述数量，一栏来描述单价或费率，一栏来计算购买这些数量产品所用的总价格。
6、显示账单总额。它应该出现在计算单独费用的列的下方，可以用Excel的“求和”函数生成。例如：如果你在单元格B3和B4分别有13美元和27美元的工作量，你可以在单元格B5中输入格式=SUM(B3,B4)来在该单元格中显示40美元。如果你在单元格B3中使用每小时费率（例如，30美元），在B4中使用小时数（如，3），你就可以在单元格B5中输入=SUM(B3*B4)。
7、包括付款方式。可以出现在账单信息的上方，或者下方。常见的付款方式有“收到付款”、“14天内付款”、“30天内付款”或“60天内付款”。你也可以在发票底部附上一份备忘录，内容包括已接受的付款方式、基本信息，或者对与你一起采购的顾客表示感谢。
8、保存发票。如有必要，发票使用的名称要和你发给客户的其他发票名称区分开来。保存发票操作步骤：Windows—点击页面左上角的文件，点击另存为，双击一个保存位置，输入发票名称，并点击保存。Mac—点击文件菜单项，点击另存为，输入发票名称，并点击保存。
