1、 1、对现有电子邮件应用程序的既定设置进行调整。 现在，我们就从最基础的部分开始做起。由于每一种电子邮件客户端中都内建了不少实用功能，因而使用者如果可以对各种设置项目进行适当调整的话，就能够让日常处理工作变得轻松很多。 举例来说，对于接收到的电子邮件，微软Outlook就能够应用“事前设置好的规则”;这其中就包括了，将它们分发到不同的文件夹，以便日后查看，根据发件人确定邮件应该获得的优先级别，或者直接删除掉。尽管用来设定规则的使用界面并不那么正规，但还是属于非常值得大家去努力掌握的技能。
2、 2、对发件人的具体情况进行更深入了解。 接下来，我们需要做的工作可能就有些复杂了。如果能够做到知晓发件人到底是谁的话，人们对于会引起关注的电子邮件的处理工作就可以变得更为容易了。在这里，一种方法就是对电子邮件进行重点标注，并在网络上进行搜索，但存在的问题就是操作起来非常麻烦。 当然，如果能够做到利用应用程序来对接收到所有电子邮件的发件人进行网络搜索的话，效果可能就会好很多。实际上，这种应用也有很多种，具体需要哪种需要取决于大家当前使用的具体电子邮件客户端。
3、 3、利用智能手机来作为过滤器。 对于绝大多数用户来说，由于已经将智能手机与电子邮件帐户关联起来，从而就导致接受到的所有电子邮件都会被查看(或者想到)两次。实际上，这种做法几乎肯定就属于非常浪费时间的情况。 因此，更明智的做法就应该是采用AwayFind之类的应用程序来进行专门处理。它可以对收到的电子邮件进行过滤，并在遇到属于重要人士发出的情况时利用文字信息进行专门提醒。
4、 4、确保联络人列表可以及时自动更新。 此外，在电子邮件处理工作中，另一项可以节约时间的实用措施就是对重要电子邮件中包含的客户联系信息进行“汇总”。毕竟，人们只要花费两三分钟的时间就可以将信息剪切并粘贴到联系人管理器，这属于一件非常简单的事情。 老实说，我真的不知道人们到底为什么会如此烦于处理这种相当无聊的文书工作。毕竟，根据使用客户端的不同，现在就有不少应用工具可以为数据处理提供帮助。
5、 5、将邮箱管理工作外包出去。 最后，我还将提供一条能够确保电子邮件井井有条的最佳方案，这就是让其它人代为进行管理。据我所知，有家小公司的首席执行官就选择让自己的夫人来处理收到的所有信息，从而让自己可以专注于应对客户以及供应商的问题。
