为了规范日常申/购物、审批、验收、报销汇款的环节能够规范有序地运转，确保物、款的正常支付，便于物料的追溯和成本核算，减少由于时间相隔太长而造成不必要的麻烦，现针对以上不节的相关情况做如下的规定：
1、所有物资的申购和采购必须严格区分XXXXXX分公司和XXXXXX公司，不得混合，所有的手续也必须分开办理，否则不给予报销/汇款。
2、现申购单还需要手工书写，交给采购部进行供应商查找、询价，并报总经理审批，后再交给销售文员输入用友软件“ERP”采购管理科目-购订货单里面，现在由财务代输。
3、采购到货经由仓管、采购员一起验收入库并签字，采购入库单由仓管员在用友“ERP”采购科目-采购入库中输入并打印二份，一份仓库留底，另一份交给财务结算。仓库员和采购员都要在入库单上签字确认。
4、所有采购汇款和报销均必须同时持有“申购单”“材料报价及部份合同审核”、“发票/收据”、“入库单”、“送货单”“付款申请单”，并一起把另五份单连附在“付款申请单”后面，不能分开，以便审核及付款，方能结账。款到发货（电汇）的可以先写“付款申请单”交财务审核后由总经理批准后交出纳先汇款，待货到入库后补齐以上手续，财务方可结账，否则挂预付账款。所有从银汇对公汇款的都必须取得对方的发票，否则改为现金支付。
5、所有“入库单”上必须有仓库签字、采购经办人签字，入库日期，尽量注明用途及任务单号。
6、采购报销汇款提报手续不得超过七天时限（从物料到厂到财务审核），超过期限应由相关人员承担责任。
7、采购需现金付款的，采购员现金报销必须持有“申购单”“供应商收据”、“送货单”、“入库单”一并附在“付款申请单”后面，交到财务部核对签字，由财务交给总经理批准签字，才可交给出纳报销。现金报销手续不齐全的不能报销，只能先以个人名义向公司财务借款，待正式报销后与借款冲账。
8、取得的发票或收据必须要有销售单位名称盖章或签章，否则无效。当供货单位与汇款单位名称不一致时（原则上要求二者必须一致），须有供货单位的委托说明，以防万一。否则不给予汇款。
9、所有出差人员在回公司一周内办理费用报销手续，并且分清及注明海德信分公司或海德信青口公司以及费用归属于那个工程项目（任务号单或客户），各部门当月（上月25日至当月25日止）所产生的费用必须在当月30日之前到财务报销。特殊情况必须反馈到财务部，否则不给予报销。所有报销的单据经部门主管签字后交财务审核，财务审核无误后交总经理批准，然后再交出纳报销。没有财务和总经理签字的单据，出纳不得给予报销。
每周一出纳应将上周所有汇款和报销的单据交财务会计处。会计要及时在“ERP”系统中进
1、行账务处理，每月要进行统计报表和分析，并将报表与出纳收支进行核对。无误后上报总经理。
2、所有报销单据，白条和发票报销不得混在一起，必须分开粘贴报销。
3、报销/汇款审批程序：经办人…部门经理…财务审核…总经理…出纳。
4、本规定自发布之日起实施，规定之前的未办理相关入库验收手续的和未报销的费用应在一周内办理完毕（特殊情况除外，但必须进行挂账处理），提交财务审核入账，超过期限应由相关人员承担责任。
为了公司的长远利益，请各相关部门和人员认真遵守执行。实际操作确有困难的请与财务部协商解决！
财务部
XXXX年XX月XX日
申购----------------------------需求部门向仓库提出申购，仓库核准后向采购部提出采购要求
查找供应商、询价--------------------采购部进行供应商查找、询价，并报总经理审批
审批--------------------------------总经理审批
采购-------------------------------发出采购订单和收货通知
入库/退货
申请汇款
财务审核、结算
发票/收据
汇款
申请出差
批准
出差回来
费用结算
