1、各个团队要安排专人收集、整理和管理资料档案，团队内部各成员的一些文件都汇集到管理员处备档。查索文件直接对接档案资料管理员，避免跟大量他方团队成员对接，浪费时间和精力。
2、对于同一办公需求，即使各个团队都使用的是同一软件，往往也存在版本差异。版本高低往往导致一些文件出现兼容性问题和功能性问题，给交流和固嗟喹账工作带来麻烦。为了消除这种问题，各团队要交换彼此使用的软件版本，尽量在办公软件版本上一致。
3、在办公软件版本无法统一的情况下，由于办公软件都能向下兼容，而不能向上兼容，因此，各团队在输出用于交流协作的文件时，要输出低版本的文件，保证文件在各人手上都能通用。
4、各团队使用不同办公软件的情况下，用于交流共享的文件，要输出通用的文件类型。
5、一些文件会更新，因参与者不同，会不断产生更新版本，为了让各团队的成员能方便及时地识别更新文件，应以时间等为先后标识做文件版本号。
6、能够在各合作团队间进行公共分享的文件，最好建一个分享平台，把共享文件都上传，这样减去成员之间不断索取和传递共享文件的时间与精力。
7、越来越多人群采用移动设备办公，因此，文件共享也需要顾及文件在PC客户端和移动客户端的传输，照顾到文件在手机等移动设备上的阅读操作。
