1、确定被告人的档案存放地。人民法院要调取被告人的档案，首先得确定被告人的档案存放地，被告人是国家机关工作人员或事业单位工作人员的，其档案一般在单位的组织部或者政工部门，假如被告人没有特殊的身份，其档案一般是在被告人的户口所在地的人才交流中心。
2、制作档案调取函。确定了被告人的档案所在地后，就由法院内部的主管部门制作公对公的档案调取函，上面要写明调取档案的原因、调取时间、调取人以及落款等要素，格式就是严格按照公文中的函来书写。
3、邮寄档案调取函。档案调取函制作好后，加盖上人民法院的印章，就通过机要邮寄的方式邮寄到被告人的档案存放单位。
4、等待档案存放处的复函。档案存放处在接到人民法院邮寄的觇致惯鸹档案调取函后，一般会根据实际情况写回函，回函上要载明是否同意人民法院调取档案，若不同意的，要载明不同意的理由。但司法邙掩镔呔机关因办案需要调取档案，一般情况下，档案存放部门都不得拒绝档案的调取。
5、档案存放处邮寄档案。假如档案存放处同意人民法院调取档案，会按照相应的规章制度和办事流程邮寄档案到人民法院。
6、查询完毕后退还档案。人民法院相关部门在查询完档案后，会再次通过机要通道将档案寄回档案管理部门，在收到被告人的档案后，档案管理部门要按照一定的程序将档案再次封存。
