1、邮件格式必须规范：一定要注明标题，很多人是以标题来决定是否继续镰噻孕藏详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注。收件人尽量用中文姓名全称，避免只显示个人邮箱帐号。
2、邮件的选择必须正确：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。如果是正式汇报，或者是难以口头描述需要confirm或者是备忘的，则需要发送邮件。
3、发送对象的选择要合理：1、跨部门的邮件，一般直接给寻求支持的人，抄送给他的上级；同时抄送自己的直接上级；2、项目汇报的邮件，主送给项目小组成员，抄送榕舱筋灏给项目小组成员的直接上级、项目干系人；3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。4、在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理；5、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。6、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。
4、控制邮件内容：1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结；2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。3、选择合理的字体和大小，段落要有间隔。
5、确认和反馈：1、对重要沟通事项，在发送邮件时选择已读回执，并在事后提醒对方；2、如果重要邮件发出去后无响应，需要尝试再次提醒；
