说说永中Office[邮件合并]这个好东东的妙用

1、一、建立数据库正如上面介绍的，使用“邮件合并”功能打印学生家长会通知单，要先有一个变化的数据库，显然这个数据库就是各位尊敬的家长列表喽！所以，我们应该把这个数据库建立起来。打开永中Office，在电子表格的工作表中输入每个学生家长的情况并保存下来(注意不要省略表格中的标题行，以免邮件合并时找不到合并域名)，完成后的工作表如图1。图1 家长情况工作表

2、二、建立主文档在刚才打开的永中Office的文字处理中建立一个主文档，就是给所有家长的一份通知文件。只要我们在每份通知单需要填写每位家长名字的地方留出空格就可以了(如图2)。图2 家长会通知单表

3、三、邮件合并现在，打印家长会通知单的文件资料准备好后，我们就可以见识到永中Office“邮件合并”功能的庐山真面目了。1.在刚建立的主文档中，选择菜单栏的“工具→信件和邮件→邮件合并”，则出现“邮件合并”对话框。2.单击“折叠”图标，找到刚才建立的数据库，选择单元格数据区域(包括标题行)，然后再单击“扩展”图标，回到“邮件合并”对话框，单击“确定”按钮即可。此时邮件合并工具栏便显示在菜单工具栏的下面(如图3)。图3 调出邮件合并工具栏3.将光标置于要插入相应项目的位置，单击“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与电子表格中的标题行是一一对应的)，然后单击下拉菜单中的相应选项，直至操作完毕。4.最后单击邮件合并工具栏中的“合并至新文档”按钮，你会收到意想不到的效果--每位学生家长通知单都成了一个新文档，不再需要我们进行任何的加工处理，很方便高效吧，怎么样，还不快点试试？