如何有效管理邮件

 时间:2024-10-14 18:38:57

1、对于所有的邮件类型我们可以分为以下三类:提供信息类的(如报告、公告等等)、咨询类的(工作进展、给出解决办法等等)、安排工作类的(老板安排任务需要进一步跟进的等等)

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2、对于公司或部门的通知邮件,如果没有太多价值直接放置在一个单独的通知文件夹内,定期删除即可。如果和自己的工作或项目有些许相关性,可放置在相应的项目文件夹内

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3、对于咨询类的邮件,能立刻回答的马上就回答他,不能立即回答的暂时先留在收件箱,并做颜色或其他的醒目标识,待有确认回复方案再回复,并拖至相应的项目文件夹内

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4、对于安排工作类的邮件可直接拖至工作安排文件夹内,做统一跟进处理,一方面避免信息漏失,另一方面方面跟进及反馈

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5、由于项目较多或工作太杂,大家对于文件夹名字定义往往不知所措。我个人的建议可以根据时间(19年下半年)、特点(外观、功能)等来区分,这样一来简洁明了不费劲,二来方便后续查询

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6、另外,每天下班之前尽量把今天的所有邮件按此方案处理掉,对于未处理掉的,理清原因或思路,可据此做好第二天工作的规划,保证工作有条不紊

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