记者招待会是会议组织机构与新闻界人士建立并发展关系的机会，是将会议组织机构及会议项目情况介绍给新闻媒体的方式。
会议组织机构必须有充分、能吸引新闻媒体兴趣的内容，方可考虑举办记者招待会。记者招待会可在开幕式前或闭幕式后召开。开幕前的招待会多介绍会议的目的和内容，闭幕后的招待会多介绍会议结果。记者招待会可邀请重要参会嘉宾参加。
记者招待会可在会议举办地的酒店等地举行，具体与会议规模和预算有关，且一般限制在1个小时内。
若要举办记者招待会，一定要提前做好准备：
1、内部商定时间、地点、程序、内容、人员、司仪、讲稿等；
2、注意时间安排，与其他已安排的活动不要冲突；
3、一周前邀请记者，除媒体记者外，还包括会议组织方的高层人士和重要参会嘉宾。三天前电话邀约，确认是否出席；
4、准备新闻资料、讲话稿等，并装袋，充分准备答复记者可能提出的问题；
5、布置现场，包括主席台、花篮、横幅等，安装调试投影、照明、扩音、幻灯、空调等设备，还有胸牌、签到簿、笔、纸、饮料、纪念品等。准备工作要充分、专业，要制订专门的工作计划。
如果感觉自己不专业可以请一些会议平台帮助举办，例如蟠桃会会议平台，它上面会有许多媒体资源以及举办新闻发布会的许多经验
