1、防止碰撞如果是我们新买的文件柜，我们可能要把文件柜运到楼上的，档案管理室中，在运输的过程当中，我们应当避免柜子的磕碰，因为文件柜一般是由铁皮和玻璃组成的，如果受到磕碰，玻璃很容易被撞碎。
2、防止明火这个我们应该非常的清楚，无论是文件柜还是我们文件柜中所保存的文件，都是特别害怕火灾的，如果出现明火，对这些文件的保护都非常的不利，所以我们应该禁止明火。
3、防止潮湿因为我们单位所在之地是南方，南方的空气特别的湿润，而且常年有阴雨天气，空气中特别的潮湿，而且还有回南天，导致房间里面的墙上经常渗水，房间里面过于潮湿的话，文件资料特别容易得发霉。所以我们要想办法去除这些水分，让房间保持干燥，才有利于保护我们的文件和资料。
4、防止虫子俗话说，千里之堤，溃于蚁穴。如果文件柜里面藏有虫子的话，虫子没事干的时候就会去咬纸质的文件，这样很容易对文件造成破坏。
5、防止盗窃我们应该把文件柜放到安全的文件管理档案室里面，把档案室的各个门都要锁好，防止被别人偷去。
6、防止灰尘有的灰尘中含有酸性或者碱性的物质，对档案资料有着较强的腐蚀作用。而且灰尘会摩擦和破坏档案的纸张，导致档案的字迹不清楚。
