1、对外包工作进行系统规划, 并且要进行成本效益分析，由于人力资源管理的各个职能领域都存在着不同的风险, 在进行外包之前,应该对企业的内部能力、外包服务商的可获得性以及成本效益进行研究和分析。在外包之前, 企业应仔细调查服务商所在的市场, 因为在服务过程中, 服务商的问题就是企业的问题。只有通过全面的分析和研究, 企业和服务商才能发挥各自的优势, 弥补相互的不足, 最终把外包的任务完成好。
2、在进行人力资源外包规划的过程中, 特别要注意进行成本效益分析。在分析过程中, 不仅要将企业内人力资源部门现有工作人员完成某项特定活动的成本与该活动外包的成本进行比较, 而且还必须考虑员工和管理人员对以外包方式完成此项工作的满意度、现有职能人员的能力发展、企业的技术现状等。
3、确定企业的哪些人力资源管理内容适合于外包, 这是进行成功外包的前提。这就需要企业从全局出发, 分析内部人力资源管理的现状以及外包服务市场的发展情况, 结合本企业的发展战略和实际需要, 来决定外包的项目。
4、具体来看,人力资源部门的职责和功能主要有两个方面: 一是帮助企业实施经营策略, 即从人才引进、激励和留用等方面进行策划,提高企业绩效, 这是人力资源部门的核心功能。二是实行传统意义上的工作分析与岗位描述、员工招聘、培训与发展、薪酬与福利、劳动关系、人力资源管理信息系统等, 这是操作层面上的管理服务。我们认为在充分考虑安全性、经济性和战略性因素的原则下, 对繁琐的事务性业务可以考虑进行外包。
5、选择外包服务商是进行成功外包的一个重要环节。在考虑了服务的价格、服务机构的质量和信誉等因素以后, 俩乎馔像企业对外包服务商的选择实质上是博弈的过程。外包服务商过于强大将可能会反过来控制企业, 致使企业遭受重大损失; 服务商过于弱小, 又很难提供良好的产品或服务。据此, 企业还应综合考虑外包内容的战略地位、外包资源的专用性程度、交易频率、中介市场的成熟度、企业自身实力及其他因素, 在服务商的独立程度与本企业控制力之间建立有利于双方的制衡, 使风险和收益得到理想的平衡。
6、具体可作以下四种选择: 一是选择普通中介咨询机构巳呀屋饔, 他们具有业务广、知识交叉性强的特点, 可以把企业某几项综合事务外包给他们。二是选择专业性较强的人力资源服务机构, 可以考虑将专业性和技削允碣弋术性较强的业务外包给他们处理,如企业高层员工和管理人员的招聘便可外包给“猎头”公司。三是选择高等院校和科研院所的人力资源专家或研究机构, 可请他们为企业出谋划策, 外包员工绩效考核与薪酬制度设计等有较大创新性的项目。四是选择智囊团“会诊式”外包, 这类外包没有固定的机构, 而是由企业自行组织人力资源专家, 为企业出现的人力资源突出问题提供咨询, 寻求最佳解决方案。
7、由于扳垣傧醒企业与外包商的非行政隶属关系, 必须用具有法律效力的外包合同来约束双方的行为, 这是企业和外包商合作的基础, 是维持双方合作关系的可靠凭证, 是直接关系到外包是否成功的关键因素。目前在我国, 外包服务争端的裁判主要依据《中华人民共和国合同法》, 通过谈判所形成的详细周密的外包合同必须包括: 外包的具体业务、承接各种业务的价格、双方的职责范围、合作的期限、工作的进度、预期所要达到的目标、因违反协议而应受到的处罚以及如何监控和评价每个人力资源职能领域的服务质量等项目。
8、对于将要经手的极具敏感性的资料, 必须通过法律措施进行风险的规避。同时由于人力资源外包合同具有中长期、关系维护重要性及标的多为服务的结果等特征, 其面临的多变的市场环境、进步迅速的科学技术和企业需求的不断变化使得人力资源外包保持灵活性显得至关重要。因此, 灵活性缺乏风险的防范措施是签订灵活性外包合同。通过签订可更新及层次化的合同, 在合同中设立价格标杆或服务水平标杆保持人力资源外包合同的灵活性以适应企业不断变化的外包需求, 以规避灵活性缺乏风险。
9、在合同执行前, 企业应该对服务商派来的服务人员进行验证, 保证这些服务人员有足够的能力为企业提供服务,而且在外包服务的过程中, 针对派来的服务人员的工作效果与服务商进行及时有效的沟通。实行职能外包的公司还必须用正规高效的手段对工作成效进行监控, 以时刻关注外包过程中的变化, 及时纠正出现的偏差, 防患于未然, 避免偏离预定的方向, 从而减少企业可能发生的损失, 确保服务质量。
10、每一项变革都需要执行层的具体参与, 通过沟通获得企业执行层的全力支持, 这是人力资源外包成功的基础。因此, 企业在实施外包业务之前, 应针对员工的疑问及顾虑做好充分的沟通规划,让员工意识到实行外包是一种真正多赢的、有效的方式, 这样可以减少和避免人事纠纷, 进而推动外包工作的顺利进行。
