1、第一：生产一线和其他各个部门，缺少物料，需要购买各种物品的，首先会写一张“采购申请单”给到采购员这边，作为一个记录，由采购员进行购买，一般情况都是线上下单给到供应商，厂家收到订单后会安排生产。特殊情况紧急需要用到物料也可以直接出去实体店现购。采购员需要注意的是，不能接收他人的口头说订购什么物料，一是怕听错，数据不准确，二是没有记录，事情比较多的时候，容易忘记，一定要见“申请单”才能购买。所下图所示：
2、第二：采购了物料，采购员需要记录明细，可以使用“商品进货记录本”这个是需要手写，相对来说比较费时间，有时也会用到，最好用电脑新建一个“Microsoft Office Excel 工作表”，来做采购的日报表，内容包含采购任务、下单时间、完成情况和预计完成时间。如下图所示：
3、第三：订单下给厂家之后，需要进行跟踪，请厂家给货期，确保生产一线和其他各个部门不缺物料，物料回来之后，仓库会进行验收，写一个“商品验收单”，采购员根据“商品验收单”上的实际收货数量进行一个登记，记录到采购日报表中，方便随时查阅物料是否已到位。如下图所示：
4、第四：采购回来的物料，不可能完美无缺，有些物料可能是厂家生产过程中的不良，所以需要进行一个退货处理，这时仓库会写一个“退货单”采购员也需要保留其中 一联，方便统计哪个物料因退货后还需要订购多少数量，如下图所示：
5、第五：有些物料我们厂内无法加工的，则需要采购员写一个“外协加工单”，即外发给厂家加工，也需要统计托外加工是否有不良品，如有不良品及时申请订购，确保物料到位，不影响生产一线制作、不影响出货。
6、第六：采购员每个月底需要核对上个月的账单，包含采购数量、采购金额、退货数量、退货金额进行一个核对、汇总，有问题的及时与厂家联系再次核对，确认无误的交给财务进行审核，由财务给厂家安排货款。
