1、 了解背景资料 迎宾工作中，首先要有周到的前期准备工作，充分了解来宾的背景资料。此外，还要了解来宾之前是否有过正式来访的记录。如果来宾在此次来访前曾经进行过访问，在接待规格上要注意前后协调一致。除非有特殊原因，否则不宜随意提升或降低迎宾过程中的待遇。同时也应该掌握迎宾工作中的各项细节，例如，来访者的人数、来访的目的、来访的行程等。
2、 制订迎宾计划 了解背景资料后，有关主管要召开会议，讨论并制订迎接来宾的计划。 迎宾的具体事项包括： 迎宾方式 收集来宾的背景茹霭庖褙资料、了解其所在国家或地区的历史文化背景和礼仪习俗后，应从多方面考虑并进行分析，然后制订迎宾方式。 对来宾的迎接方式各国的做法不尽一致。主要依据来访者的身份和访问目的，适当考虑双方的关系，综合平衡。 迎宾方式的内容有很多，包括以什么样的形式迎接、安排多少个迎宾人员、到什么地方迎接、迎接时的见面礼节等。 对于正式的国际交往活动，需要提前确定迎接方式，并事先把重要内容告诉对方，让对方有足够的时间做好相应的准备。
3、宾馆预订 选择宾馆时，应镰噻孕藏详细了解来宾的资料，根据来宾的情况、习惯及其活动的范围，做出合理的安排，并提前预钏黍蛲幡订。 迎宾人员 迎宾人员的人数要遵循惯例和旧例，如果来宾是外国人，迎宾人员中应当安排相应的翻译。另外，所有的迎宾人员都应具备良好的精神面貌，并事先接受相关的礼仪培训。 迎宾时间 迎接来宾时，应提前到达迎接地点恭候来宾，迎宾人员绝对不能有迟到等失礼情况发生。 迎宾地点 迎宾地点的选择也非常重要。在商务交往中，如果客户直接到访公司，迎宾人员可以在公司门口恭候来访者。公司的秘书或接待人员应遵守服务礼仪的规范，做好迎接客人的准备。
4、 交通工具 根据来宾的人数，安排适当的交通工具前往迎接。 特殊考虑 如果来宾有特殊的生活或饮食习惯，需提前做好安排。如果来宾中有残疾人士，应事先做好准备，给予其特殊的关照。
